Factura electrónica obligatoria: a quién obliga y desde cuándo
Hay una pregunta que se responde mal casi siempre: «¿desde cuándo es obligatoria la factura electrónica?». Se contesta con una fecha, y no hay una fecha. Hay un mecanismo — y entenderlo es lo que separa a quien planifica de quien improvisa el último trimestre.
El Real Decreto 238/2026 está en vigor desde abril de 2026, pero no fija días concretos en el calendario. Fija plazos que empiezan a correr cuando se publique otra norma, todavía pendiente. Y mientras tanto, ha introducido una obligación que casi nadie está mirando y que, para quien vende online, es más disruptiva que el propio cambio de formato: comunicar el estado de cada factura en un plazo de cuatro días.
Este artículo explica exactamente a quién obliga la norma, cómo funciona el reloj que marca los plazos, y qué tiene que hacer tu sistema para llegar preparado.
Qué es la factura electrónica obligatoria
La factura electrónica obligatoria es el sistema, regulado por la Ley Crea y Crece y desarrollado por el Real Decreto 238/2026, que exige a todo empresario o profesional emitir sus facturas B2B en un fichero estructurado de lectura automatizada —XML CII, UBL, EDIFACT o Facturae— cuando el destinatario sea otro empresario o profesional establecido en España.
La palabra que hace todo el trabajo aquí es «estructurado». Un PDF adjunto a un correo es electrónico en el sentido coloquial, pero no en el sentido de la norma: alguien tiene que abrirlo, leerlo y teclearlo en el sistema de destino. La factura electrónica obligatoria persigue justo lo contrario — que la factura viaje de un sistema a otro sin que ninguna persona la toque.
Quién está obligado
La obligación alcanza a todo empresario o profesional que expida factura cuando el destinatario sea otro empresario o profesional con sede de actividad, establecimiento permanente o domicilio en España. No hay umbral de tamaño: el volumen de facturación determina cuándo te obliga, no si te obliga. Un autónomo que factura a una empresa está dentro. Quedan fuera, con matices, las facturas simplificadas —los tiques—, y la Orden Ministerial podrá excluir sectores concretos si demuestran una dificultad de adaptación que distorsione su funcionamiento.
Desde cuándo: el reloj que casi nadie explica bien
Aquí está el malentendido que se repite en la mayoría de artículos sobre el tema. El Real Decreto 238/2026 se publicó en el BOE el 31 de marzo de 2026 y entró en vigor el 20 de abril. Pero su aplicación efectiva quedó diferida: los plazos no cuentan desde el Real Decreto, sino desde la entrada en vigor de una Orden Ministerial que regula la solución pública de facturación de la AEAT, y que a día de hoy sigue sin publicarse en su versión definitiva.
Es decir: el reloj todavía no ha empezado a correr. Cuando arranque, lo hará así.
| Obligación | A quién afecta | Plazo desde la Orden | Fecha estimada |
|---|---|---|---|
| Emitir y recibir factura electrónica | Volumen de operaciones superior a 8 millones de euros | 12 meses | Octubre de 2027 |
| Emitir y recibir factura electrónica | Resto de empresas, pymes y autónomos | 24 meses | Octubre de 2028 |
| Comunicar estados de factura | Volumen superior a 8 millones de euros | 12 meses | Octubre de 2027 |
| Comunicar estados de factura | Personas físicas con volumen inferior a 8 millones | 36 meses | Octubre de 2029 |
Fuentes: Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (BOE, 31 de marzo de 2026); proyecto de Orden Ministerial de la solución pública de facturación electrónica (Ministerio de Hacienda, 16 de abril de 2026); Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas.
Las fechas estimadas se calculan asumiendo que la Orden Ministerial entra en vigor el 1 de octubre de 2026, como prevé el proyecto que estuvo en audiencia pública hasta el 8 de mayo de 2026. No son plazos firmes: si la Orden se retrasa, todo el calendario se desplaza con ella. La variable que hay que vigilar es su publicación definitiva en el BOE, no el Real Decreto, que ya está en vigor.
La obligación que casi nadie está mirando: los estados de factura
El cambio de formato acapara toda la conversación, pero el Real Decreto 238/2026 introduce algo bastante más exigente en lo operativo, y es donde la mayoría de las empresas se van a estrellar.
Cuatro días para responder
El destinatario de una factura deberá comunicar su aceptación o rechazo comercial y el pago efectivo, con su fecha, en un plazo máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales. Opcionalmente podrá informar también de pagos parciales, cesiones a terceros o aceptaciones parciales.
El detalle que convierte esto en un riesgo: la ausencia de rechazo expreso equivale a aceptación. Si una factura errónea entra en tu buzón y nadie la mira en cuatro días, queda aceptada. Y el objetivo declarado de todo este mecanismo es que la AEAT y los ministerios puedan seguir los plazos de pago reales entre empresas, así que esos datos no se quedan en un cajón.
Y la copia fiel en UBL
Si eliges emitir a través de una plataforma privada en vez de la solución pública de la AEAT, deberás remitir a esta última, simultáneamente a la emisión, una copia electrónica fiel de cada factura en sintaxis UBL. La solución pública funciona como repositorio central: aunque no la uses para emitir, va a tener tus facturas igualmente.
Qué significa esto si vendes por PrestaShop
Una tienda B2B conectada a un ERP acumula aquí tres exigencias a la vez, y ninguna de las tres se resuelve instalando un módulo.
La factura tiene que nacer donde está la casuística fiscal
El fichero estructurado no es solo un formato: tiene que llevar dentro el IVA correcto, la tarifa de ese cliente concreto, el recargo de equivalencia si aplica, la validación VIES si es intracomunitario. Ese conocimiento vive en el ERP, no en la tienda. Que la factura oficial la emita el sistema que no tiene esos datos es garantía de rectificativas.
Los estados tienen que volver al sistema, no a un buzón
Aceptación, rechazo y pago son eventos que tienen que registrarse en algún sitio y comunicarse en plazo. Si tu tienda y tu ERP no se hablan, esos eventos acaban en el correo de una persona — y cuatro días hábiles se agotan en una semana de vacaciones.
Y todo esto convive con Verifactu
Conviene no perder de vista que son dos obligaciones distintas con calendarios distintos. Verifactu ya tiene fechas firmes en el BOE (enero de 2027 para sociedades); la factura electrónica B2B depende de la Orden pendiente. No son alternativas: tu sistema tendrá que cumplir las dos, y la que llega antes es Verifactu.
Lo que resuelve las tres cosas a la vez es que el ERP sea el sistema maestro y que el conector de Orbitra mantenga la tienda sincronizada con él en ambos sentidos: el pedido sube, la factura baja, y los estados vuelven a su sitio sin intervención manual.
Cómo se implementa según tu ERP
La pregunta que hay que hacerle a tu proveedor no es «¿estáis preparados?», sino una mucho más concreta: qué sintaxis genera tu ERP hoy para facturas B2B privadas, no solo para las de la Administración.
Sage 200 gestiona de forma nativa series e IVA por cliente, pero conviene comprobar si genera Facturae o UBL para operaciones B2B privadas o solo para FACe; son cosas distintas, y muchas implantaciones solo tienen resuelta la segunda.
A3ERP acumula en la pyme española una casuística fiscal densa —recargo de equivalencia, tarifas múltiples— que tiene que viajar íntegra dentro del fichero estructurado. Aquí el riesgo no es el formato, sino que el formato salga bien relleno.
SAP Business One expone la facturación por DI API o Service Layer. La vía que elijas condiciona si los estados de factura pueden automatizarse o van a requerir intervención humana, que es justo lo que los cuatro días no permiten.
Odoo trae módulo propio de facturación y de ecommerce. Cuando la tienda de cara al cliente es PrestaShop, lo relevante es que Odoo siga siendo el emisor y el conector sincronice pedidos, facturas y estados, en vez de repartir la responsabilidad entre dos sistemas que luego no cuadran.
Qué hacer con el tiempo que queda
El reloj no ha empezado, pero la ventana de preparación sí. Cuatro comprobaciones que puedes hacer sin esperar a la Orden: qué sintaxis genera tu ERP hoy para B2B privado; si estás por encima o por debajo de los 8 millones (y si estás cerca del umbral); quién va a gestionar los estados de factura y desde qué sistema; y si tu tienda y tu ERP están sincronizados o alguien sigue tecleando pedidos dos veces.
Ninguna de esas cuatro respuestas depende de la Orden Ministerial. Todas condicionan cuánto va a costarte cuando llegue.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica entre empresas?
El Real Decreto 238/2026 no fija fechas absolutas: los plazos empiezan a contar desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial que regula la solución pública, aún pendiente de publicación definitiva. Desde esa fecha son 12 meses para quienes facturan más de 8 millones de euros y 24 meses para el resto. Con el calendario del proyecto de Orden, eso situaría la obligación en octubre de 2027 y octubre de 2028 respectivamente.
¿A quién obliga la factura electrónica obligatoria?
A todo empresario o profesional que deba expedir factura cuando el destinatario sea otro empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o domicilio en España. No distingue por tamaño: afecta igual a una sociedad grande que a un autónomo. Quedan fuera las facturas simplificadas y las operaciones que la Orden Ministerial pueda excluir de forma expresa.
¿Es lo mismo la factura electrónica obligatoria que Verifactu?
No, y tienen calendarios distintos. Verifactu (RD 1007/2023) regula cómo tu software registra internamente cada factura y es obligatorio desde enero de 2027 para sociedades. La factura electrónica obligatoria (RD 238/2026) regula el formato estructurado en que la envías a otra empresa y sus plazos dependen de una Orden Ministerial pendiente. Son obligaciones acumulativas: hay que cumplir las dos.
¿Un PDF enviado por correo cuenta como factura electrónica?
No. La norma exige un fichero estructurado de lectura automatizada, en una de las sintaxis admitidas: XML CII, UBL, EDIFACT o Facturae. Un PDF es una imagen que una persona tiene que leer y teclear; no permite el intercambio automático entre sistemas que persigue la norma.
¿Qué es la obligación de comunicar los estados de la factura?
Es la novedad menos comentada y la que más cambia el día a día. El destinatario deberá comunicar la aceptación o rechazo comercial de la factura y el pago efectivo con su fecha, en un plazo máximo de 4 días naturales excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales. La ausencia de rechazo expreso equivale a aceptación.
¿Tengo que usar la solución pública de la AEAT?
No es obligatorio emitir a través de ella: puedes usar una plataforma privada que cumpla los requisitos. Pero si lo haces, deberás remitir simultáneamente a la solución pública una copia electrónica fiel de cada factura en sintaxis UBL. La solución pública actúa como repositorio central, gestionado por la Agencia Tributaria.
Si vendo por PrestaShop a otras empresas, ¿me afecta?
Sí, en cuanto tu cliente sea un empresario o profesional establecido en España. El punto crítico es que la factura estructurada debe salir del sistema que conoce la casuística fiscal completa, normalmente el ERP, y que los estados de esa factura vuelvan a comunicarse dentro del plazo. Con la tienda y el ERP desconectados, ese circuito no se sostiene manualmente.
¿Qué pasa si la Orden Ministerial se retrasa?
Todo el calendario se desplaza con ella, porque los plazos de 12 y 24 meses se cuentan desde su entrada en vigor, no desde el Real Decreto. La variable que hay que vigilar es su publicación en el BOE. Lo que no se desplaza es Verifactu, que tiene fechas propias ya publicadas y firmes.
Próximo paso
La factura electrónica obligatoria no se resuelve eligiendo un formato: se resuelve asegurando que tu ERP emite con la casuística fiscal correcta y que tu tienda le devuelve los estados dentro de plazo. Si quieres revisar cómo está hoy esa conexión —Sage 200, SAP Business One, A3ERP, Odoo u otro—, ese es el punto por el que empezar.
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